เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น

ดูข้อมูลสรุปทางสถิติจากจาก Status Bar ด้านขวาล่าง

บางครั้งเราต้องการบวกเลข นับเลข หรือหาค่าเฉลี่ยเลขคณิต แบบเร็วๆ (โดยไม่ได้จะเอาไปคำนวณต่อ) เราไม่ต้องเขียนสูตรให้เมื่อย แค่ให้ลาก Select ครอบคลุมข้อมูลที่ต้องการ แล้วไปดูที่ Status Bar ที่อยู่ขวาล่าง มันก็แสดงข้อมูลให้เพียบแล้ว

การใช้คีย์ลัดช่วยให้เราทำงานได้เร็วมากขึ้นจริงๆ ครับ โดยเฉพาะตัวไหนที่เราใช้บ่อยๆ ให้จำให้ได้เลย

สำหรับผมเอง เช่น

• Ctrl+C : Copy
• Ctrl+X : Cut
• Ctrl+V : Paste
• Ctrl + Z : Undo
• Alt+ =  : Auto Sum
• F2 : เข้าสู่ Edit Mode
• F3 : Paste Name
• F4 : ล๊อค Cell (ใน Edit Mode ) / Repeat ทำซ้ำ
• F9 : แปลงสูตรเป็น Value (ใน Edit Mode) / Recalculate

สามารถไปดูสรุปคีย์ลัดที่สำคัญได้ที่ => http://www.inwexcel.com/microsoft-excel-shortcut-hotkey/

การตั้งชื่อให้ Cell หรือ Range มีข้อดีหลายอย่าง เช่น

• อ่านสูตรเข้าใจได้ง่ายกว่า เพราะสามารถใส่เป็นคำที่มีความหมายได้
• บริหารจัดการง่าย เวลาแก้ไขการอ้างอิง ก็สามารถแก้ได้ที่ Name Manager ที่เดียวเลย เหมาะอย่างยิ่งกับการอ้างอิงไปที่ช่องที่มีการอ้างถึงบ่อยๆ หรือ Range ที่อาจมีการเพิ่มเติม Item ภายหลัง เช่น  Reference Table 
• เวลาใช้ VBA อ้างอิง หากอ้างไปที่ Defined Name จะสะดวกกว่าอ้างไปที่ชื่อ Cell เพราะเวลาเราแทรก Cell แล้ว การอ้างอิงใน VBA จะไม่เลื่อนตามให้ เหมือนการอ้างอิงใน Sheet ปกติ ซึ่งจะไม่เป็นปัญหากเลย หากเราใช้ Defined Name แทน

• วิธีตั้งชื่อ Definced Name ให้ Cell หรือ Range

  1. เลือก Cell หรือ Range ที่ต้องการตั้งชื่อ
  2. ไปที่ Name Box ที่อยู่ซ้ายมือของช่องใส่สูตร
  3. พิมพ์ชื่อที่ต้องการแล้วกด Enter

  วิธีบริหารจัดการชื่อ ให้ไปที่ Ribbon Formula => Name Manager (หรือกด Ctrl + F3)

 

สร้าง Custom List เพื่อช่วย Auto Fill / Sort

บางทีเราต้องการให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น A-Z หรือ ก-ฮ แต่เชื่อหรือไม่ว่า Excel ทำไม่ได้ เพราะมันไม่รู้จัก List พวกนี้ (ไม่เข้าใจมันจริงๆ ว่าทำไมแค่นี้ไม่รู้จัก…)

แต่ไม่ต้องกลัวไป เราสามารถสอนให้ Excel รู้จัก List ที่เรากำหนดเองได้ เพื่อให้มัน Autofill และ Sort ตาม List ที่เรากำหนดเป็นด้วย (เลือกได้ใน Sort Option ว่าจะ Sort Order ตาม อะไร)

วิธีการสร้าง Custom List

• ไปที่ Excel Option => Popular => Edit Custom List
• จากนั้นสามารถใส่คำที่ต้องการลงไปได้เลยในช่อง List entries (แยกคำด้วย Enter) หรือจะ Import จาก Range ที่มีอยู่ก็ได้ครับ (แต่ต้องเป็น Text ที่เป็น Value ไม่ค้างเป็นสูตร)
• อย่างตัว A-Z นี้ผมสร้างจากสูตร =CHAR(65), =CHAR(66) ไปเรื่อยๆ… แล้วค่อย Paste เป็น Value อีกที